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          條件保障平臺 Facility Support Systems

          AOP-FSS條件保障平臺

          2015-11-25
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          科研條件保障平臺(CoNow-FSS:Facility Support Systems)為科研單位提供移動化的資產全生命周期管理??蒲袉挝豢梢酝ㄟ^移動終端完成資產的采購申請、訂單處理、驗收入庫、資產領用、維修保養、資產盤點、資產處置等相關業務,實現資產信息全周期可追溯,實現科研單位資產的保值增值。

          FSS對進口設備采購提供針對性的優化輔助功能,可以通過FSS提供采購咨詢,進口設備報銷智能指引等功能。

          FSS主要包括固定資產管理、無形資產管理和耗材管理。

          固定資產管理,包括科研用儀器、設備和大型裝置,通過賬實分離管理模式,優化資產管理和財務管理,加強管理工作的針對性與專業性,減輕相關工作人員的工作負擔,利用標準服務接口實現財務系統與固定資產管理系統的互聯互通,保證固定資產的信息的完整性和一致性。

          無形資產管理,提供了專利、商譽、著作權、論文、非專利技術、土地使用權、特許權等無形資產的管理,包含無形資產的采購申請、審批,采購詢價,供應商管理,合同管理,保管與維護等全生命周期的跟蹤管理。

          耗材管理,為實驗用材料(包括試劑、耗材、輔助用品等)的領用、分攤提供了便捷的支撐手段,降低財務人員和部門主管之間的溝通成本,減少耗材領用中出現領用材料與項目不適用的現象,加強的項目預算執行的合規性控制。

          1.資產全生命周期管理

          FSS提供了資產管理的全生命周期管理。通過賬實分離管理模式,優化資產管理和財務管理,加強管理工作的針對性與專業性,打通采購模塊與資產管理模塊以及最后的財務管理模塊,做到采購、入庫、報銷、處置全流程貫通,將每一個資產來源去向記錄清晰明確。

          FSS強化了資產領用、保養、檢測與維修等資產實物使用方面的管理功能,改變傳統ERP重財輕物的模式。通過FSS,可以方便的查詢到資產的領用記錄,維修保養情況,是否需要特殊維護或檢查等信息,形成資產的全息信息管理。

          2.面向全員的資產管理

          FSS提供面向全員的資產管理功能,一改傳統ERP只是給資產管理員和財務使用的業界模式。

          科研人員可以通過FSS隨時查詢自己名下管理和使用的資產,根據實際業務需求變化,利用FSS快速提出資產領用申請,有效保障各項業務的順利進行。FSS擁有移動商城式的資產查詢領用界面,普通員工可以方便的將需要領用的資產加入自己的領用籃,生成領用申請,完成資產領用,還能隨時通過移動終端進行資產維修申請、掛失申請等操作,并能查看處理進度和相關情況。

          FSS同時可以向資產管理員和財務人員提供科研人員資產領用信息,做到賬實清晰。如在員工辦理離職流程中,系統可以自動進行員工資產清理和歸還控制,大幅減輕資產管理的工作量,提升資產管理能力。

          3.電商平臺融合

          固定資產采購與耗材的采購,與電商平臺(如京東等一般電商,中科資源、東方科儀等專業電商平臺)實現訂單與物流的自動對接。FSS與電商平臺的對接,既提高了業務運作效率,也確保了采購過程的合規性和規范性。

          通過與電商平臺的對接,實現了在FSS系統內單點登錄自動連接電商平臺,選購商品生成預訂單后,自動轉為采購申請單在FSS系統內審批,審批通過后,系統自動將電商平臺的預訂單轉為訂單開始配送,電商平臺將物流信息回傳到FSS系統,便于FSS系統上完成商品驗收工作。驗收通過后,電商平臺可將電子發票(可選)推送給FSS,FSS關聯相應的采購報銷單做支付憑證。從而實現FSS與電商平臺無縫集成,達到提升效率,規范采購的效果。

          4.智能質量管理

          與傳統的ERP資產管理相比,FSS為資產的保養、檢測、維修等傳統ERP沒有考慮的環節提供了服務支持,除了滿足資產日常管理之外,還能智能提醒用戶注意資產的定期維護保養。

          FSS除了可以定期提醒資產管理員提前準備需要保養或檢測資產,并可根據資產的保養或檢查計劃準備相關的材料。在資產完成保養或檢查之后,可以將結果(保養或檢測)上傳系統,形成完整的資產記錄,方便資產管理員隨時查詢。對保養檢修的費用,系統自動生成費用報銷申請單,完成費用的審批流程自動化。

          資產使用過程中出來故障的資產,可以方便提交資產維修申請,FSS可以實現資產的保修政策進行檢查,明確提示資產管理員該資產的歷史維修情況和詳細保修條款,方便資產管理員聯系供應商對資產進行維修,同時FSS還記錄整個維修環節的過程信息,確保能及時反饋給最終用戶,實現資產管理的信息實時公開。

          5.智能的無形資產價值管理

          無形資產管理加強了無形資產的登記管理,通過各種外部系統接口接入,完善無形資產各項登記信息,并可授權提供給需要員工進行查詢,方便科研單位在經營過程中,對無形資產的有效使用。如方便科研單位在技術轉讓時,提供完整的技術資料;又如方便業務員在招投標過程中查詢公司專利,著作權等無形資產用于編制投標文件等。

          無形資產針對科研單位專利管理專門提供了專利維護功能,包括提供專利年費提醒,授權登記管理等。

          無形資產管理模塊通過各種專用接口接入,強化無形資產管理,如連接國家知識產權局,可以自動推送科研單位專利審批進度和專利續費提醒,讓科研單位便捷的了解自身業務辦理情況,并簡化無形資產管理工作。

          6.基于科研課題的耗材管理

          多種模式的耗材采購

          為了滿足耗材采購需求,FSS支持月結模式采購、供應商直供模式采購,支持第三方電商接口,便于耗材采購。

          材料采購也實現了電商平臺接入,可將電商的訂單信息自動帶入,形成了采購系統與電商平臺之間從訂單審批確認到物流配送驗收,資產入庫報銷等多個環節的自動交互,科研人員可以在采購系統內就完成資產的采購、驗收、報銷等環節。

          通過提供歷史采購記錄,供貨情況等輔助信息,方便采購人員選定合適的供應商。供貨輔助信息包括供貨周期、售后服務等。提供供貨的配送信息管理,及時跟進供貨情況,減少重復采購事件的發生。

          耗材入庫支持零散領用管理模式,入庫材料可以批零轉換,以支撐耗材領用人按需領用。材料驗收入庫支持庫存數量多級換算,可以根據實際需要動態設置材料領用最小單位以及入庫規格,然后進行自動換算,方便完成材料領用。

          零星領用,集中自動分攤的耗材使用管理

          耗材領用采用現在流行的購物車式領用體驗,方便使用。

          支持耗材的廢渣、廢液回收管理功能。

          耗材分攤支持月結對賬,根據每月使用材料的實際情況,生成月結對賬單,確認分攤金額與分攤賬戶。

          可以通過領用詳情查看實際領用情況,做到每次領用用可追溯,確保賬實清楚可審計,并可以根據領用,進行成本分攤到項目或部門。

          AOP FSS

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